Dengan mekanisme tersebut, Sekretaris Umum diharapkan berperan sebagai penghubung dan pendukung koordinasi tanpa mengambil alih kewenangan maupun tanggung jawab masing-masing ketua bidang.
Hal lain yang menjadi perhatian adalah penguatan mekanisme persidangan Majelis Sinode. Baginya, persidangan bukan sekadar agenda rutin organisasi, tetapi merupakan forum pengambilan keputusan yang harus menghasilkan langkah nyata bagi perjalanan pelayanan GMIST.
Karena itu, ia merancang siklus persiapan persidangan secara menyeluruh, mulai dari tahap sebelum persidangan, selama persidangan berlangsung, hingga setelah persidangan selesai.
Setiap keputusan yang dihasilkan harus terdokumentasi dengan baik, memiliki pembagian tugas tindak lanjut yang jelas, serta dipantau pelaksanaannya agar tidak berhenti sebatas keputusan tertulis.
Pdt Victor juga menawarkan penerapan sistem supervisi, monitoring, evaluasi, dan pelaporan secara terstruktur.
Siklus perencanaan, pelaksanaan, monitoring, evaluasi, pelaporan hingga tindak lanjut akan diterapkan pada setiap program sinodal. Setiap kegiatan diharapkan memiliki tujuan, jadwal pelaksanaan, penanggung jawab, anggaran, indikator keberhasilan, dan mekanisme evaluasi yang terukur.
“Monitoring bukan dimaksudkan sebagai alat untuk mencari kesalahan,” jelasnya.
Menurutnya, monitoring harus menjadi instrumen untuk memastikan program pelayanan berjalan sesuai perencanaan, sekaligus membantu mengidentifikasi kendala dan menemukan solusi dalam pelaksanaannya.
Di bidang administrasi, Pdt. Victor menegaskan bahwa dokumen gereja memiliki nilai penting karena menjadi rekam jejak, ingatan, dan sejarah perjalanan pelayanan bersama.
Untuk itu, ia mendorong penataan register, standardisasi dokumen, sistem pengarsipan, digitalisasi, serta pembagian kewenangan yang jelas antara Sekretaris Umum dan Wakil Sekretaris Umum.
“Gereja yang kehilangan dokumennya sering kali harus mengulangi perdebatan yang sebenarnya sudah pernah diselesaikan,” ungkapnya.
Selain pembenahan administrasi, peningkatan kualitas sumber daya manusia di Kantor Sinode juga menjadi bagian dari perhatian. Langkah yang ditawarkan meliputi pemetaan kebutuhan tenaga kerja, kejelasan pembagian tugas, rekrutmen sesuai kebutuhan, peningkatan kompetensi, penciptaan budaya kerja yang sehat, serta evaluasi kinerja secara berkala.
Pdt. Victor menilai bahwa keberhasilan pelayanan organisasi tidak hanya bergantung pada kebijakan pimpinan, tetapi juga ditentukan oleh kualitas orang-orang yang menjalankan tugas administratif dan pelayanan setiap hari.
Gagasan yang disampaikan Pdt. Victor juga tidak terlepas dari pengalamannya dalam proses pembenahan tata kelola gereja. Ia diketahui pernah mengemban tugas sebagai Sekretaris Tim Perumus Tata Gereja GMIST 2025 dan terlibat sebagai konseptor dalam proses perumusannya.
Pengalaman tersebut menjadi salah satu bekal dalam memahami mekanisme, kebutuhan organisasi, serta pentingnya membangun sistem pelayanan yang berlandaskan aturan gereja.
Melalui berbagai gagasan tersebut, Pdt. Victor Alfian Kakambong berkomitmen mendorong Sekretariat Umum BPMS GMIST menjadi mitra kerja yang andal bagi seluruh bidang pelayanan, sekaligus pusat koordinasi yang efektif, profesional, dan berkesinambungan.
Baginya, menata organisasi bukan sekadar membangun sistem administrasi, melainkan memastikan seluruh unsur gereja dapat bergerak bersama dalam satu arah pelayanan.
Semangat menata untuk melayani, menggerakkan bersama, dan merawat GMIST menjadi landasan gagasannya dalam mendorong tata kelola organisasi yang lebih baik, memperkuat kebersamaan, serta menjaga kesinambungan pelayanan GMIST bagi generasi sekarang dan mendatang. (*Anto)
